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大數據時代人事檔案管理的思考

發布日期:2018-12-20 瀏覽次數[] 文章來源:網絡整理

[摘 要] 大數據在當今社會運用廣泛,人事檔案要適應大數據時代潮流,結合本身特點,進行改革創新,提高人事檔案的管理水平和社會應用廣度,服務好人民群眾。

[關鍵詞] 水文檔案;利用分析;大數據

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 17. 060

[中圖分類號] G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194(2018)17- 0158- 02

0 引 言

現代科技發達,信息流通,大數據應運而生,數據也滲透到每一個行業和業務領域。當然人事檔案管理也不能例外,為了方便查詢,建立了人事應用系統,這些系統與人事檔案有著密切的關系,數據的錄入都是以人事檔案為依據。應用上得到了一定的提升,但還有許多要改進的地方,以適應社會發展對人事檔案的需求。

1 人事檔案管理現狀及存在的問題

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色,它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據,與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤,具有法律效用,是記載人生軌跡的重要依據。

1.1 管理相對滯后

面對新興的大數據技術,人事檔案管理不能與時俱進,難以順應時代潮流,組織人事管理者因為保密從心理上便對大數據技術產生了抵觸,更不用說會從行動上對新技術做出積極反應。除了心態上的消極,管理人員對大數據技術的掌握及應用仍然欠缺,既需要自身努力提升,也需要相關部門加大關注力度。人事檔案管理進步緩慢,與其他檔案管理的飛速進步形成了鮮明的對比。

1.2 管理不夠健全

目前人事檔案分為干部檔案和工人檔案,實行分別歸檔,但因為工人檔案分類及歸檔沒有明確的規定,所以參照干部檔案進行分類歸檔,顯然跟不上形勢發展的需要,這就要求檔案管理要統籌考慮,制定統一的人事檔案歸檔要求,不區別人員身份,建立相應的管理機制,實施集中管理,建立人事檔案數據庫,設分級權限查詢,政務部門可以根據權限查詢,同時也方便個人查詢。做到既安全又方便,充分提高人事檔案的利用率,這是一項惠民措施,也是我們工作的目標。

1.3 分類及歸檔方式方法需要與時俱進

就現在的情況來看,現有的人事檔案管理亟待出臺相應的新的法律法規及細則,而且需要結合時代的進步,特別是現在的新技術應用,對分類及歸檔方式方法進行及時更新和完善。檔案的歸檔材料要以需求為導向,這就需要搞清楚人事檔案歸檔的目的是什么,哪些材料需要歸檔,如何分類更加合理。另外需要一個明確的歸檔要求,歸檔材料格式、紙張大小、填寫規范要求以及材料設計等,以檔案歸檔要求來引導日常人事工作的規范。

1.4 人事信息大數據信息化進展緩慢

一是缺少統籌,人事檔案信息采集與系統建設需要進行大量前期工作,由專業團隊來實施,但由于缺少執行標準,由單位應用部門自行摸索,委托軟件開發,既開發重復,又質量不高,維護上耗費了大量的人力財力,而且系統應用不方便,功能不夠合理和完善,這樣就造成了資源浪費,例如個人信息在人事系統里錄入,也要在黨務系統里錄入,缺少整合。二是社會應用不夠,目前社會上個人辦事出具的各種證明,需要個人往不同部門跑,效率低,人事檔案信息化應用遠遠不夠。

1.5 人事檔案信息缺少密級設置

人事檔案牽涉個人信息安全性、資料真實性,保管好毋庸置疑,但保密應設密級,個人能看的按照密級開放權限給個人看,其實里面大多數信息都是個人經手的,這些可以開放給個人看,這也消除人事檔案的神秘性,更加得到人們的支持。

2 大數據時代人事檔案管理工作的改進措施

面對大數據這一新興技術,人事檔案管理工作應順應時代潮流進行改進,不斷提升檔案管理工作水平。

2.1 對人事檔案管理的法律法規進行及時修訂

目前的人事檔案法律法規還是1991年中央組織部、國家檔案局制定的《干部檔案工作條例》、1991年中央組織部制定的《干部檔案整理工作細則》,2009年中央組織部制定的《關于人事檔案材料收集歸檔規定》,檔案的法規已經不能適應新時期人事檔案管理的需求。

2.2 實現人事檔案與大數據有效結合

在做好大數據安全的情況下,對人事檔案進行有效的大數據加工,統籌信息系統開發,整合資料,更好地服務社會、服務人們。

2.3 改變人事檔案傳統管理方法

應對傳統人工管理辦法進行全面改進,在應用計算機技術的基礎上,還要引進大數據技術,全面系統地推進人事檔案管理工作的信息化建設進程,促進各個層級和各個地區人事檔案管理部門之間的有效溝通和聯系,使得各個部門可以借助大數據系統在人員發生流動情況時能夠及時全面獲取該人員的詳細檔案。

2.4 借助大數據技術記錄人員詳細資料

大數據技術最顯著的特征之一便是數據體量大,因此檔案管理工作人員可以借助該技術建立公務員檔案錄入系統,從而可以快速高效地收錄與人員個人相關的檔案資料。相關人員在設計該錄入系統時還應注意對個人基本情況之外資料的收集,比如人員在工作中的實際表現和實際成果等。該系統還應設定人員檔案的定時更新系統,從而可以實時補充人員資料,避免檔案落后于人員在工作中的變化發展情況。

2.5 加快高水平人事檔案管理工作人員隊伍的建設

要建立一支高水平的檔案管理人員隊伍,應當首先樹立一種積極應對新技術新形勢的心態,要甘于學習、敢于學習,爭做新時代的領軍者;除此之外,有關部門還應當加大經費投入力度,對檔案管理人員進行大數據技術培訓。

2.6 加強人事檔案標準化建設

標準化建設是人事檔案管理的最高形式,可運用到檔案的收集、分類及歸類設計、保管、利用以及管理等方面,是一種行之有效的工作方法。檔案因其重要性、保密性,更應抱著開放的態度去改進檔案管理機制,實施標準化建設,對檔案管理工作進行頂層設計,使得人事檔案安全、全面、便于查詢,更好地服務個人。

借鑒企業標準化建設經驗,人事檔案標準化建設分“三步走”:第一步,研究社會、組織、個人對人事檔案的需求,搞清楚什么需要歸檔,而且試行動態調整,制定好人事檔案標準;第二步,建立起以人事檔案標準為核心的有效的標準體系,保證檔案歸檔和利用的質量提高;第三步,把標準化縱深推進,運用多種標準化形式支持檔案開發利用。

3 結 語

人事檔案管理部門應當積極面對大數據時代,善于發現新時代背景下檔案管理工作中新出現的問題,并勇于用智慧解決存在的這些問題,從而有效推動我國人事檔案管理工作取得更好的發展。

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